フィットネスジムの会員管理・決済システムの選び方｜会員数小規模・100人以上まで解説

フィットネスジムを運営していると、会員数の増加に合わせて「そろそろ会員管理システムを導入した方がいいのでは？」と考えるタイミングがあります。

一方で、「会員30人ほどのパーソナルジムだから、大がかりなシステムまでは必要ない」「100人を超えてきたので、多機能なフィットネス専用システムに変えた方がいいのだろうか」と迷う方も多いのではないでしょうか。

結論からいうと、フィットネスジムのシステムは会員数だけで選ぶ必要はありません。

大切なのは、月会費の決済、Web入会、未払い管理、予約、入退館など、ジム運営のどこまでをシステム化したいのかです。

会費ペイは、初期費用・月額費用0円で利用でき、Web入会、会員管理、クレジットカード・口座振替による継続課金、未収金の自動催促などに対応しています。そのため、会員数が少人数のジムから100人以上のジムまで、「決済・集金・会員管理をシンプルにしたい」という場合に選択肢になります。

 まず結論｜ジムの規模より「必要な機能」で選ぶ

たとえば、会員30人のパーソナルジムでも、予約や顧客管理まで細かくシステム化したいのであれば、多機能なシステムが必要になる場合があります。

反対に、会員100人、200人と増えても、予約は必要なく、入退館はスマートロックに任せ、Web入会と月会費の回収を中心に効率化したいのであれば、多機能なフィットネス専用システムが必須とは限りません。

目安としては、次のように考えると分かりやすいでしょう。

「100人を超えたらシステムを乗り換える」のではなく、「必要な機能が変わったらシステムを見直す」という考え方が重要です。

少人数ジムは「初期費用・月額費用0円」で始めやすい

会員数が10人、30人といった開業初期では、システムを導入することでかえって固定費が増えてしまうことがあります。

特に小規模なパーソナルジムでは、オーナーやトレーナー自身が受付、顧客対応、集金、経理まで担当しているケースも多く、業務を効率化したい一方で、毎月大きなシステム費用をかけることには抵抗があるでしょう。

会費ペイは初期費用0円・月額費用0円です。

そのため、「会員が100人になってからシステムを導入する」のではなく、少人数のうちからWeb入会や月会費の自動決済を整えておき、会員数が増えても同じ運用を続けることができます。現在の公式料金では、決済手数料込みのシステム利用料1が3.5％、決済成功1件あたりのシステム利用料2が100円で、口座登録時には別途500円の口座登録手数料がかかります。

つまり、固定費をかけて多くの機能を用意するのではなく、実際に決済が発生した分を中心にコストが発生する料金体系です。

実際にパーソナルジム事業者からも、現在利用しているシステムのコストが高く、「予約機能は不要で、決済機能だけを低コストで利用したい」という理由から会費ペイを選んだケースがあります。

50〜100人規模になると、入会から月会費まで一元化するメリットが大きくなる

会員数が増えてくると、単純に請求件数が増えるだけではありません。

月2回、月4回、月8回、通い放題などプランが増えたり、入会金、初月費用、休会費、追加レッスンといった月会費以外の請求が発生したりします。

さらに、紙やGoogleフォームで受け付けた入会情報を別の会員台帳へ転記していると、会員が増えるほど管理業務も増えていきます。

会費ペイでは、Web上の入会申込フォームからカード・口座情報を登録し、その情報を会員管理と継続課金につなげることができます。入会金や初月料金の日割り・期間別計算にも対応しています。

実際に約90名のヨガスタジオでは、PayPalやSquareによる既存の定期請求を利用しながら、新規入会者についてはGoogleフォームから会費ペイの申込フォームへ切り替える運用が採用されています。

100人近くまで増えてきた段階では、入会受付、会員情報、決済方法、月会費を別々に管理しないことが、運用を複雑にしないポイントになります。

会員数100人を超えても、会費ペイは選択肢になる

会員数100人を超えてくると、「そろそろフィットネス専用の多機能なシステムに変えた方がいいのでは？」と考えることもあるでしょう。

しかし、100人を超えたからといって、必ずしも予約、来館管理、トレーニング管理などの機能が必要になるわけではありません。

必要なのが、

Web入会 → 会員管理 → 月会費の自動決済 → 未払い対応

という流れなのであれば、100人以上でも会費ペイを利用できます。

実際に、既存会員約100名の24時間フィットネスジムでは、カードを持たない会員からの現金回収や、決済に失敗した会員への電話督促が負担になっており、Web入会や継続課金、自動催促を使った運用が検討されています。

会員数が増えるほど、「正常に支払っている100人を管理すること」よりも、支払いができていない数人を見つけて対応することの負担が大きくなります。

会費ペイでは自動引落に失敗した場合に催促メールを送り、入金後にステータスを自動更新する仕組みがあります。

つまり、100人を超えたから会費ペイでは足りなくなるのではなく、100人を超えたからこそ、集金に必要な機能と、それ以外の機能を分けて考えることが重要になるのです。

会員100人・月会費1万円の無人ジムなら、どんな構成がおすすめ？

たとえば、次のようなジムを想定してみましょう。

会員数は約100人、月会費は10,000円。24時間営業でスタッフがいない時間帯があり、スタジオレッスンの予約は不要。一方で、会員自身が入退館できるスマートロックは導入したい。

この場合、必要なのは大きく分けて「入会・会員管理・月会費」と「入退館」の2つです。

そこで、

会費ペイでWeb入会・会員管理・月会費・未払い対応を行い、Akerunで入退館を管理する

という構成が候補になります。

会費ペイにはAkerunとの連携機能があり、入会申込が完了するとAkerunへ会員情報を連携して鍵を自動発行できます。また、継続課金が失敗し、指定期日まで支払いがなければ鍵を削除し、催促後に支払いが完了すると鍵を再発行する仕組みも用意されています。

そのため、「月会費を払っている会員だけが施設を利用できる」運用の自動化も可能です。

予約機能が不要な24時間ジムであれば、予約機能を含む大きなシステムを導入するのではなく、決済・会員管理とスマートロックを組み合わせる方法も選択肢になります。

多機能なフィットネス専用システムとの違いは？

会費ペイとフィットネス専用システムは、どちらが優れているというより、得意とする範囲が異なります。

会費ペイは、入会、会員管理、請求、決済、未払い催促を中心に、シンプルな運用を作りやすいサービスです。

一方、フィットネス専用システムには、予約枠、キャンセル待ち、来館履歴、トレーニング記録など、店舗運営全体を管理するための機能を備えたものがあります。

実際に1,500名規模で会費ペイを利用しているフィットネス事業者からは、会費ペイについて「シンプルで誰でも使いやすく、現場向き」と評価されています。一方で、hacomonoについては予約や自動再課金などの機能が評価されていました。

したがって、「機能数が多い方を選ぶ」のではなく、

と、自分のジムで実際に使う機能を基準に比較することが大切です。

既存会員が多くても、一度に全員を移行する必要はない

すでに50人、100人と会員がいるジムでは、「今さらシステムを変えるのは大変そう」と感じるかもしれません。

特に、既存会員にカード情報や口座情報を登録し直してもらう場合、一斉移行すると案内や問い合わせ対応が集中します。

そのため、最初から全員を移行する必要はありません。

約90名のヨガスタジオでは、既存会員をすぐには移行せず、まず月2〜3名程度の新規入会者から会費ペイを利用する方法が採用されています。

「新規会員から」「新店舗から」「特定プランから」と段階的に切り替え、運用を確認しながら対象を増やしていく方法もあります。

少人数から100人以上まで、会費ペイが向いているジムとは？

会費ペイは、「小規模だから使うシステム」というわけではありません。

少人数のジムでは、初期費用・月額費用0円で固定費を抑えて始められることがメリットになります。

一方、100人を超えるジムでは、入金確認や未払い催促といった、人力では負担が大きくなる業務を仕組み化できることがメリットになります。

さらに、無人ジムならAkerun、予約が必要なら既存の予約システムなど、必要なサービスと組み合わせて運用することも可能です。

「会員が増えたら、より大きなシステムに乗り換える」のではなく、必要な機能だけを組み合わせながら運営するという考え方もあります。

よくある質問

会員30人ほどのパーソナルジムでも会員管理システムは必要ですか？

必須ではありませんが、月会費制で運営している場合は少人数のうちから導入するメリットがあります。

会費ペイは初期費用・月額費用0円なので、会員数がまだ少ない段階でも固定費を増やさず導入できます。予約はGoogleカレンダーや別サービスで十分で、「Web入会と月会費だけ自動化したい」という場合には選択肢になります。

会員100人、月会費1万円程度のジムにはどんなシステムがおすすめですか？

予約や入退館の要否によって変わります。

月会費と会員管理が中心なら、Web入会、継続課金、入金確認、未払い対応をまとめて管理できるシステムがおすすめです。

予約が不要であれば会費ペイが候補になります。スタジオ予約やキャンセル待ちなども一元管理したい場合は、フィットネス専用システムを含めて比較するとよいでしょう。

会員100人ほどの24時間・無人ジムでも会費ペイは使えますか？

はい。月会費や会員管理に加えて、Akerunとの連携によって入退館管理を自動化できます。

会費ペイで入会するとAkerunの鍵を自動発行し、未払いが一定期間続いた場合には鍵を削除、支払い完了後には再発行することもできます。24時間無人ジムの運用と相性のよい組み合わせです。

会費ペイは初期費用・月額費用が本当に0円ですか？

初期費用と月額費用は0円です。

ただし、完全に費用がかからないわけではありません。現在の料金では、決済手数料込みのシステム利用料1が3.5％、決済成功1件あたりシステム利用料2が150円です。また、口座振替を利用する場合は口座登録時に500円の登録手数料が発生します。

そのため、毎月の固定費を抑えながら、実際の利用に応じて費用を支払う料金体系と考えると分かりやすいでしょう。

会費ペイとhacomonoはどちらがおすすめですか？

必要な機能によって異なります。

月会費・Web入会・未払い対応などをシンプルに管理したい場合は会費ペイが候補になります。

一方、スタジオ予約などフィットネス施設特有の店舗運営機能を一つのシステムへまとめたい場合は、hacomonoを含むフィットネス専用システムも比較するとよいでしょう。

会員数ではなく、「自分のジムで何を管理したいか」を基準に選ぶことが重要です。

既存会員が100人いても、一度に会費ペイへ移行する必要がありますか？

必ずしも一度に移行する必要はありません。

新規入会者から利用する、新店舗から利用するなど、段階的な導入も可能です。

既存会員が多い場合は、一斉移行による案内や問い合わせの負担も考慮し、現在の運用を残しながら徐々に切り替える方法も検討するとよいでしょう。

まとめ｜少人数でも100人以上でも「会員数」ではなく「必要な機能」で選ぶ

フィットネスジムの会員管理・決済システムは、「会員が何人になったら乗り換える」という基準だけで選ぶ必要はありません。

少人数のジムなら、初期費用・月額費用0円で固定費を抑えながら、入会や月会費の回収を早い段階から仕組み化する。

会員数が50人、100人と増えてきたら、入金確認や未払い催促など、人が行っている業務を減らす。

24時間・無人ジムなら、Akerunなどのスマートロックと組み合わせて、決済から入退館まで自動化する。

このように、ジムの成長に合わせてシステム自体を複雑にしていくのではなく、必要な機能を選び、組み合わせていく方法があります。

予約や店舗運営全体を一元化したい場合はフィットネス専用システムも有力ですが、「月会費・会員管理をシンプルに効率化したい」のであれば、会員数が少ない段階から100人以上になっても、会費ペイは選択肢の一つです。