ピアノ教室の発表会やイベント費用も月謝とまとめて一元管理！追加費用の未納を防ぐ方法とは？

ピアノ教室やバレエスクール、学習塾、スポーツジムなど、月謝制のスクール運営において、頭を悩ませる業務の一つが「費用の徴収」ではないでしょうか。

毎月の月謝は口座振替やクレジットカード決済で自動化できているのに、年に数回の発表会やイベントの参加費、特別な教材の購入費など、臨時で発生する費用の集金は、いまだに現金手渡しや銀行振込に頼っている、というケースは少なくありません。

「月謝は自動なのに、発表会費は集金袋で…」「誰が支払済みで、誰がまだなのか、管理が煩雑…」「未払いの生徒さんに催促するのは、気が重い…」

そんなお悩みをお持ちの運営者様へ。会費・月謝管理システム「会費ペイ」なら、毎月の月謝だけでなく、発表会費や教材費といった臨時費用も、会員データと紐づけてスマートに徴収・管理することが可能です。

本記事では、会費ペイの「臨時徴収機能」を活用し、集金業務の手間を大幅に削減しながら、追加費用の未納を防ぐ仕組みについて詳しくご紹介します。

なぜ、臨時費用や追加費用の集金は大変なのか？

集金方法がアナログになりやすい：現金での手渡しや、その都度指定口座への振込を依頼する方法では、集金袋の準備・配布・回収、お釣りの用意、振込名義の確認など、多くの手間が発生します。
支払い状況の管理が煩雑：エクセルや手作業での入金チェックは、誰が支払済みで誰が未納なのかを把握しにくく、確認漏れやミスが発生する原因となります。
未納者への催促が負担：支払いが遅れている会員様への催促は、心理的な負担が大きく、良好な関係性を保つ上でも気を使う業務です。

これらの業務に追われ、本来注力すべきレッスンや会員様とのコミュニケーションの時間が削られてしまうのは、非常にもったいないことです。

アナログな集金方法を続けていると、以下のような思わぬトラブルに発展することもあります。

このようなトラブルは、会計処理を複雑にするだけでなく、会員様との信頼関係にも影響を与えかねません。

会費ペイは、毎月定額の月謝（定期課金）だけでなく、単発で発生する費用を請求できる「単発課金（都度請求）」機能を搭載しています。

この機能を使えば、以下のような様々な臨時費用を、いつもの月謝と同じようにオンラインで簡単に請求できます。

操作はとても簡単。管理画面から対象の会員様を選択し、請求金額と項目名を入力するだけ。会員様が登録しているクレジットカードや口座振替から、自動で決済が行われます。

会費ペイを導入することで、なぜ追加費用の未納を防ぎ、集金業務を効率化できるのでしょうか。その仕組みを3つのポイントでご紹介します。

会員様ごとに請求データを作成すれば、あとは登録済みの決済手段（クレジットカード・口座振替）で自動的に処理が行われます。これにより、現金や振込で発生していた「払い忘れ」を大幅に減らすことができます。運営者様も、入金を一件ずつ確認する手間から解放されます。

「誰が」「何の費用を」「いつ支払ったか」という情報が、すべて会員データに紐づけて自動で記録されます。管理画面を見れば、会員様ごとの支払い状況（支払済み・未納・延滞など）が一目瞭然。月謝と臨時費用を合わせたトータルでの入金管理が可能になり、消込作業のミスや確認漏れを防ぎます。

万が一、クレジットカードの有効期限切れや口座の残高不足で決済が失敗してしまっても、会費ペイが自動で会員様に催促メールを送信します。運営者様が直接催促する必要がないため、心理的な負担を大幅に軽減。支払い遅延の早期解消を促し、キャッシュフローの安定化に貢献します。

会費ペイを活用すれば、これまで手間と時間がかかっていた発表会費や教材費などの臨時費用の集金業務を、毎月の月謝管理と合わせて一元化し、圧倒的に効率化できます。

集金に関する悩みから解放されることで、運営者様はより質の高いレッスンの提供や、会員様一人ひとりとのコミュニケーションといった、本来の業務に集中できるようになります。

「会費ペイ」は、初期費用・月額固定費0円から始められます。スクール運営のDX（デジタルトランスフォーメーション）の第一歩として、ぜひ導入をご検討ください。

詳しい機能や導入事例については、お気軽に資料請求・お問い合わせください。