保育園運営を支える保護者様への請求管理をDX化
法人名：株式会社キッズコーポレーション
サービス業種：認可保育園の運営・保育園の運営委託
HP：https://www.kids-21.co.jp/
事業紹介
株式会社キッズコーポレーションは、創業以来「子ども主体の保育」を理念に掲げ、全国で300園以上の保育施設を運営しています。病院内・企業内・認可保育園など、多様な形態の保育園を展開し、 一人ひとりの子どもが自発的に「やりたい」と思う気持ちを大切にした保育を実践。保育現場と本部スタッフが一体となり、高品質なサービス提供を通じて、理想の保育施設を全国に広げています。
また、保育スタッフの待遇改善にも力を入れており、残業や持ち帰り仕事の削減など、働きやすい環境づくりを推進しています。こうした取り組みにより、子どもの健やかな成長を支える質の高い保育を実現しています。
会費ペイ導入前の課題
– 会費ペイ導入前は、各園でどのように集金業務を行っていたのでしょうか？
一部の園では口座振替を利用していましたが、現金による集金が主流でした。園ごとに運用方法も異なっていました。
請求準備
・毎月、園長先生が社内データをもとに、保護者様ごとの請求金額を確認し、手書きで集金袋や請求書を準備
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請求作業
・金額を記載した集金袋や請求書を各担任が保護者様へ配布
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料金回収
・現金徴収の方は、登園のタイミングで保護者様から先生へ集金袋を手渡し
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結果確認
・請求額と実際に回収した金額に差異がないかを先生が確認。問題がなければ押印・領収書発行し、現金出納帳に徴収した日付・金額・摘要等を記録する。月末に園長先生が銀行へ入金し、現金出納帳を締める
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催促
・未払いの場合や金額に誤りがある場合は、先生から個別に保護者様へ連絡し、再度現金を持参いただく
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経理報告
・月初に現金管理書類を作成し、各園から本部へ提出
– 詳細にありがとうございます！聞いただけでもかなり大変だったことが伝わりますが、貴社の業務で特にどんなところが課題になっていたのでしょうか？
保護者様・園スタッフ・本部事務局のすべてが手作業による負担を抱えていましたね。園の数も増え、いよいよこれまでのやり方では耐え切れなくなっているなという感覚がありました。
保護者様
• おつりの出ないよう1円単位まで現金を用意する必要があった
• 請求書を紛失するケースがあった
各園のスタッフ
• 集金袋の作成・現金回収・銀行入金に多くの時間をとられ、保育業務が圧迫されていた
• 保護者様にお金の話をする心理的負担
• 口座振替依頼書のやり取りに時間がかかった
本部事務局
• 園ごとに異なる銀行口座（100以上）を月初に先月分を照合する必要があり、手間がかかっていた
• 各園で運用が異なり、統一マニュアルの整備が困難だった
• 現金保管に伴う金銭トラブルのリスク
• 各園・本部間での口座振替依頼書のやり取りに時間がかかっていた
会費ペイを選んだ理由
– いろいろなサービスがあったと思いますがその中で会費ペイを選んでいただいた理由はなんですか？
大きく3つあります。
- 1つ目は、「保護者様・園・本部」三者の課題を最も包括的に解決できた点です。カード決済や口座振替ができるサービスはかなり多くありましたが、会費ペイのように、わかりやすく業務フローを構築し、情報を一元管理できるシステムはありませんでした。操作が簡単で、誰でも扱える点も大きな魅力でした。
- 2つ目は、システムの柔軟性です。各園では自社開発の保育ICTシステムを使っていますが、会費ペイはそのシステムとスムーズに連携でき、自社の運用要件にぴったり合いました。
- 3つ目は、サポート体制です。導入前から丁寧に課題をヒアリングいただき、運用方法を一緒に考えて形にしてくださいました。契約している今でも専用窓口で迅速に対応いただけており、大変満足しています。
導入プロセス
– 実際に会費ペイに切り替えるにあたり、貴社ではどのようなスケジュールを組まれていましたか？
複数園を運営しているので全園一斉導入ではなく、段階的にテストを行いながら進めました。
• 8月：保護者様・関係者への説明、業務マニュアル作成
• 10月：テスト園でシステム入れ替え、会費ペイテスト運用開始
• 11～12月：テスト園で課題の洗い出し、マニュアル修正
• 1月：全園で本格導入開始
– 導入にあたって、不安な点や苦労したことはありますか？
保護者様が登録をスムーズに行えるか、運用フローが変わるため委託元のクライアント様にご理解いただけるか、本部内のフロー変更に対応できるか、などの不安はありました。ただ、事前にしっかり準備していたこと、そしてなにより会費ペイのシステムが非常にわかりやすかったこともあり、導入は思ったよりもスムーズに進み安心しましたね。
導入後の変化
– サービス導入後 ・会費ペイ導入後、貴社の集金業務はどう変わったのでしょうか？
会費ペイ導入に関しては、本部側だけでなく各園のスタッフや保護者様にもインパクトのある取り組みとなりました。請求業務が7～8割削減された実感があります。保育の質の向上へもつながり、各園・本部・保護者様にとって、大きな変化となりました。
保護者様の変化
• 現金の準備が不要に
• 請求書等がメールで届くため、いつでも確認可能に
各園スタッフの変化
• 現金のやり取りがなくなり、保護者様とのコミュニケーションがよりスムーズに
• 銀行への入金が不要となり、手間とリスクが軽減
• 現金出納帳などExcel入力作業や集金袋への記載、請求書兼領収書への記入作業がなくなり、会費ペイの管理画面に統一
• 事務作業が減ったことで、現場の業務の負担が改善。保育業務に専念できるようになった。
本部事務局の変化
• 100以上あった園ごとの銀行口座を解約し1つに集約
• 保護者様のスマホで支払い方法を登録できるため、口座振替依頼書のやり取りが不要に
• 支払い遅延に対する自動催促機能により、各園と本部のやり取りが大幅に軽減
今後の展望
– 最後に、今後の展望を教えてください。
認可保育の分野では、それぞれの地域でNo.1のサービスを提供する園を目指しています。
また、受託保育の分野では、業界No.1を目標に挑戦を続けています！
