「今月の月謝がまだ振り込まれていない…」 「発表会の衣装代、〇〇さんだけまだだ…」
ダンススクールを運営していて、最も胃が痛くなるのがこの「未納への督促」ではないでしょうか。
一般的なサービス業と違い、ダンススクールには「先生と生徒（保護者）の信頼関係」がベースにあります。「お金のことでガミガミ言って、嫌われたくない」「気まずくなって辞められたら困る」という心理が働き、つい催促が後回しになってしまうオーナー様も多いはずです。
しかし、未納を放置することは、真面目に払っている他の生徒さんへの裏切りであり、スクール経営の致命傷になります。
今回は、「生徒との良好な関係を壊さず」かつ「事務的に淡々と回収する」ための、ダンススクール専用の督促マニュアルとメールテンプレートを公開します。。
ダンススクールで「未納」が起きる3つの原因
督促をする前に、「なぜ払われていないのか」を理解しましょう。ダンススクールの場合、悪意のある滞納は稀で、ほとんどが「うっかり」か「仕組みの問題」です。
- 残高不足・カード期限切れ（月謝）
- 引き落とし口座の残高不足や、登録クレジットカードの有効期限切れ。これが一番多いパターンです。
- 不定期費用の失念（イベント費・衣装代）
- 「今月は月謝とは別に衣装代15,000円が必要です」といったイレギュラーな支払いは、保護者が忘れがちです。
- 「子供」が止めている（現金・月謝袋）
- 親は持たせたけれど、子供がカバンに入れたまま出し忘れている、あるいは（最悪の場合）使ってしまった、というケースもゼロではありません。
鉄の掟：督促における「やってはいけない」タブー
具体的なメール文面の前に、ダンススクールならではの「守るべきルール」が2つあります。
タブー①：子供（生徒本人）に督促する
絶対にNGです。 レッスンに来た小学生の生徒に「お母さんに月謝持ってきてって言っておいてね」と言うのは避けましょう。 子供は傷つきますし、ダンスに行くのが嫌になります。また、親御さんからしても「子供を人質に取られた」ような気分になり、信頼関係が一気に崩れます。お金の話は「必ず保護者と直接（LINEやメールで）」行いましょう。
タブー②：感情的な文章を送る
「困ります」「早く払ってください」といった感情的な言葉は不要です。 相手は「忘れていただけ」の可能性が高いので、あくまで「システムの通知」のように、事務的かつ丁寧なトーンで伝えるのが正解です。
そのまま使える！シチュエーション別・督促メールテンプレート
コピペして使えるメール（LINE）の文面を用意しました。ポイントは「こちらの手違いの可能性も残しつつ、事実を伝える」ことです。
パターンA：月謝の引き落としができなかった場合
（カード決済エラーや口座振替不能など）
件名：【重要】〇〇ダンススクール 月謝のお支払いについて
〇〇様（保護者名）
いつも当スクールのレッスンにご参加いただき、ありがとうございます。 〇〇ダンススクール事務局です。
本日は、〇月分の月謝のお支払いについてご連絡いたしました。
提携している決済代行会社より、ご登録のクレジットカード（または口座）での決済が完了できなかった旨の通知がございました。 ※カードの有効期限切れや、一時的な残高不足などの可能性がございます。
【未納金額】 〇〇円（〇月分月謝）
つきましては、お手数をおかけしますが、以下のいずれかの方法で【〇月〇日までに】ご対応をお願いできますでしょうか。
- 次回のレッスン時に現金でお持ちいただく
- 下記口座へのお振込み 銀行名：〇〇銀行…
行き違いですでにご対応済みの場合は、本メールは破棄してください。 ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。
よろしくお願いいたします。
パターンB：イベント費・衣装代の振込がない場合
（イレギュラーな支払いの未納）
件名：発表会「〇〇」参加費・衣装代についてのご確認
〇〇様（保護者名）
いつも大変お世話になっております。 〇〇ダンススクールです。
先日ご案内いたしました、発表会の参加費（または衣装代）につきまして、当スクール側での着金確認が取れておりませんでしたので、念のためご連絡させていただきました。
お忙しい中恐縮ですが、ご確認をお願いできますでしょうか。
【未納内容】 ・発表会参加費：〇〇円 ・衣装代（クラス名）：〇〇円 合計：〇〇円
もしお忘れの場合は、恐れ入りますが【〇月〇日までに】お手続きをお願いいたします。
※本メールと行き違いでお支払い済みの場合は、大変失礼いたしました。何卒ご容赦ください。
発表会に向け、〇〇ちゃん（生徒名）も一生懸命練習に励んでいます。 当日素晴らしいステージになるよう準備を進めてまいりますので、引き続きサポートのほど、よろしくお願いいたします。
督促ストレスをゼロにする「システム化」のススメ
ここまでマニュアルをお伝えしましたが、本音を言えば「こんなメール、一通も送りたくない」というのが先生方の本音でしょう。
督促業務は、時間も精神力も削られます。 そこで推奨したいのが、「督促の自動化」です。
当スクールでも導入を推奨している管理システム「会費ペイ」には、未納問題を解決する強力な機能が備わっています。
「自動再決済（リトライ）」機能
クレジットカードや口座振替で引き落としができなかった場合、システムが自動的に日を変えて再引き落としをかけてくれます。 「給料日前で残高が足りなかっただけ」というケースなら、先生が連絡しなくても、システムが勝手に回収してくれます。
「催促メール」の自動送信
もし再引き落としも失敗した場合、システムが自動でお客様に「決済できませんでした」というメールを送信します。 ここが重要なのですが、「先生から送られてくるメール」と「システムから自動送信されるメール」では、受け取る側の心理的負担が全く違います。
- 先生からのメール：「うわ、先生にバレた、気まずい…」
- システムメール：「あ、カードのエラーか。更新しなきゃ」
システムが間に入ることで、先生と生徒（保護者）の人間関係を傷つけずに、事務的に「お金の話」を処理できるのです。
まとめ：お金の話は「機械」に任せて、先生は「ダンス」の話をしよう
ダンススクールにおいて、先生と生徒の信頼関係は命です。 わずかな金額の未納対応で、その関係にヒビが入ってしまうのはあまりに勿体ありません。
- 子供には絶対に言わない
- 感情を入れず、事務的に伝える
- テンプレートを活用して、迷わず送る
そして何より、「お金の管理はシステム（会費ペイ）に任せる」体制を作ることが、未納トラブルを根本からなくす一番の近道です。
督促のメールを打っている時間があったら、次の発表会の構成を考えたい。 そう思う先生こそ、集金システムの導入を検討してみてください。
