ダンススクール運営において、年に数回訪れる「発表会」や「イベント」のシーズン。 生徒たちの成長が見られる楽しみな時期である一方、運営者にとっては「集金業務の悪夢」が始まる時期でもあります。
- 「参加費」「衣装代」「チケットノルマ代」など、項目が多岐にわたる
- 現金入りの封筒、銀行振込の控え、領収書発行…事務作業がパンク寸前
- 「Aちゃんは衣装代だけ払って、参加費がまだ」「Bくんは先月分と混ざって金額が合わない」
そして何より頭を悩ませるのが、うっかり忘れによる「未納」の催促です。
今回は、こうしたイベント時の集金トラブルをゼロにし、スクール運営を劇的に楽にする「月謝とスポット費用の合算請求（一元管理）」について解説します。
なぜ、イベント時の集金はトラブルが起きるのか？
通常の月謝と違い、発表会や合宿などの費用は「金額」も「支払うタイミング」も不定期です。 多くのスクールでは、いまだに以下のようなアナログな方法をとっています。
- 集金袋（現金）: お釣りの準備、小銭の計算、紛失リスク、子供が袋を出し忘れる。
- 銀行振込: 「振込名義が親の名前で誰の分か分からない」「入金確認のために通帳記帳に行く手間」。
これらの方法の最大の問題点は、「保護者側のアクション（現金の用意や振込手続き）が必要」だということです。 保護者が忙しくてつい後回しにしてしまうと、それがそのまま「未納」になります。そして、先生はレッスン前後の貴重な時間に、「〇〇さんの未納分を確認して、メールして…」という、本来やりたくない業務に追われることになります。
解決策：「いつもの月謝」に乗せて引き落とせばいい
この問題を解決する唯一にして最強の方法が、「毎月の月謝決済システムを使って、イベント費用も一緒に引き落とす」ことです。
例えば、
- 通常の月謝：10,000円
- 発表会の参加費：15,000円
この場合、イベントがある月だけ、その生徒の請求額をシステム上で「25,000円」に設定します。 そうすれば、保護者は何もしなくても、指定の日に自動で全額が決済されます。
これによるメリットは計り知れません。
メリット①：未納リスクが物理的に「ゼロ」になる
自動引き落とし（クレジットカード決済や口座振替）であれば、「うっかり忘れ」は発生しません。残高不足などのエラーがない限り、確実に期日に回収できます。未納の催促という、精神的に一番辛い業務から解放されます。
メリット②：現金を扱わないので計算ミスもゼロ
「誰からいくら預かったか」をExcelに入力したり、小銭を数えたりする必要がなくなります。経理作業の時間が10分の1以下になります。
メリット③：保護者にも喜ばれる
実は保護者にとっても、現金を封筒に入れたり、銀行に並んだりするのは手間です。クレジットカード決済ならポイントも貯まりますし、「いつもの引き落としで済む」のは大きなメリットです。
しかし、多くの決済システムは「金額変更」が苦手
「それができれば苦労しないよ…」と思われたかもしれません。 確かに、一般的な月謝管理システムや、ジムなどの会員管理システムは、「毎月決まった金額（定額）を引き落とす」ことには長けていますが、「特定の月だけ、特定の生徒だけ、金額を変えて引き落とす」という操作が苦手（またはできない）なケースが多いのです。
- 「コース変更の手続きが必要」
- 「オプション料金として登録が必要」
- 「システム上、イレギュラーな金額には対応していない」
これでは、生徒ごとに参加費や衣装代が異なるダンススクールの実情には合いません。
「会費ペイ」なら、ワンクリックで上乗せ請求が可能
そこで、ダンススクールや習い事教室に特におすすめなのが「会費ペイ」です。 会費ペイは、「継続課金（月謝）」と「単発課金（スポット費用）」を自由に組み合わせられるのが最大の特徴です。
操作は驚くほどカンタン
管理画面から、対象の生徒を選んで「追加費用（衣装代など）」を入力するだけ。 翌月の決済時に、自動的に「月謝 ＋ 追加費用」の合計額が生徒に請求されます。
【ダンススクールでの活用例】
- 発表会の時期: 全参加者に「参加費」を一括で上乗せ請求。
- 衣装代の回収: クラスごとに異なる「衣装代」を、それぞれのクラスの生徒にだけ請求。
- 物販の精算: 「指定のダンスシューズ」や「スクールTシャツ」を購入した生徒にだけ、代金を翌月の月謝と合わせて請求。
このように、「いつ」「誰に」「いくら」請求するかを柔軟にコントロールできるため、まるで「スクール専用のAmazon」のように、あらゆる支払いをシステム一つで完結させることができます。
導入事例：未納対応の時間が、生徒への指導時間に変わった
実際に、現金集金から「会費ペイ」による一元管理に切り替えたダンススクール様からは、以下のような声をいただいています。
「以前は発表会のたびに、未納者リストを作って個別にLINEをして…と、集金だけで丸3日分くらいの時間を費やしていました。会費ペイにしてからは、ボタン一つで全員分の決済予約が終わるので、その時間を衣装の選定や振付の構成に充てられるようになりました。保護者の方からも『カードで払えるのは助かる』と好評です。」
まとめ：お金の管理を自動化して、最高のステージを作ろう
ダンススクールは、生徒にダンスの楽しさを教え、最高の発表会を作ることがメイン業務の1つになります。 「お金の回収」や「小銭の計算」に、情熱や時間を奪われてはいけません。
「発表会費用の未納を防ぎたい」「集金業務を自動化したい」とお考えの運営者様。 月謝もイベント費用もまとめて管理できる「会費ペイ」で、ストレスフリーな運営体制を作りませんか？
システムが事務作業を肩代わりしてくれれば、運営者、スタッフの方々は、生徒たちの笑顔のために時間を使えるようになります。
